Bedrijfsvoering

Medio 2020 zijn de taken m.b.t. Juridische Zaken, Inkoop, Vastgoed Regiozaken, Coördinatie subsidies en Privacy onderdeel geworden van de afdeling Bedrijfsvoering naast de bestaande taken op gebied van Financiën, ICT en Facilitair. De afdeling Bedrijfsvoering richt zich primair op het ondersteuning bieden aan de overige Afdelingen en organisatie brede activiteiten. Hierna worden een aantal onderwerpen voor 2021 specifiek benoemd,

Huisvesting
De huisvesting van het gemeentelijk bestuur en haar organisatie blijft voortdurend de aandacht hebben.
Het contract voor het huren van het vergadercentrum in Edam, waar de raad vergadert, eindigt medio 2021. in 2020 is besloten om voor de raadsvergaderingen gebruik te gaan maken van het gebouw Px aan de Zeestraat in Volendam. Vanaf zomer 2020 zijn de werkzaamheden gestart om het vergaderen in de Px mogelijk te gaan maken. Als gevolg van het vertrek uit het vergadercentrum moet eveneens uitgekeken worden naar andere vergaderlocaties t.b.v. de gemeentelijke organisatie. Evenals op andere terreinen heeft COVID19 ook effecten op de behoefte aan huisvesting t.b.v. gemeentelijke organisatie. Het verplicht thuis werken uit de begin periode van COVID19 zal, met de kennis van nu, structurele gevolgen hebben voor de wijze van werken, vergaderen en daarmee de totale behoefte aan huisvesting.

Vastgoed
Verkoop van gemeentelijk vastgoed is geen doel op zichzelf, net zo min als behoud van eigendom. De (strategische) meerwaarde voor de gemeente en het algemeen belang bepalen de keuze om vastgoed al dan niet af te stoten. Het behoud en de versterking van eventuele monumentale waarde zijn zwaarwegende aspecten bij de afweging.
Medio 2018 is het nieuwe gemeentelijk vastgoedbeleid vastgesteld en geïmplementeerd. Hieruit voortvloeiend is een nieuw team Vastgoed gecreëerd. Door de plek in de organisatie kan dit team professioneel en  onafhankelijk adviseren. Daarnaast is er centrale focus en volledige regie op alles wat met het gemeentelijk vastgoed te maken heeft. In de loop van 2019 is het team Vastgoed volledig operationeel geworden door het werven van een vastgoedjurist en een vastgoedregisseur. De professionaliseringsslag wordt in 2021 verder voortgezet. De in 2019 en 2020 opgestelde duurzame meerjaren onderhoudsplannen worden gebruikt als basis voor het onderhouden en verduurzamen van het gemeentelijk vastgoed. Het afstoten van vastgoed dat niet bijdraagt aan de kerntaken van de gemeente, zoals woningen wordt in 2021 gecontinueerd.

Algemeen juridische zaken
Naast o.a. de reguliere juridische advisering aan bestuur, management en afdelingen, het secretariaat van de klachten- en bezwarencommissie en de uitvoering van bijzondere wetgeving (Drank- en horecawet en Algemene Plaatselijke Verordening) spelen een aantal ontwikkelingen binnen dit taakveld die niet onvermeld mogen blijven.
Gestart is met een integrale herziening van de Algemene Plaatselijke Verordening, mede in relatie met en indachtig de invoering van de Omgevingswet. De raad wordt in dat proces nadrukkelijk betrokken.
De corona maatregelen maken dat voor wat betreft de horeca en evenementen extra werkzaamheden moeten worden verricht (denk hierbij o.a. aan tijdelijke uitbreiding terrassen en het mogelijk maken van met name kleinere evenementen met inachtneming van de geldende beperkingen).
Rondom de wedstrijden van FC Volendam vindt intensief vooroverleg plaats met alle betrokken partijen (ook de bezoekende club) om de wedstrijden in goede banen te leiden. Omdat in het afgebroken seizoen de mogelijkheid van promotie bestond, zijn hiervoor alle draaiboeken met elkaar besproken. De start van het seizoen 2020-2021 vereist extra overleg over de wijze waarop bezoekers (weer) toegelaten kunnen worden.

Inkoop
Conform het coalitieakkoord is in 2020 het lnkoop- en aanbestedingsbeleid geëvalueerd en op onderdelen geactualiseerd. Sinds 2016 zijn forse stappen gemaakt om te komen tot een accountants verklaring op rechtmatigheid zonder beperkingen.  De ambitie is dan ook om in 2021 een goedkeurende accountantsverklaring  zonder beperkingen op het gebied van rechtmatigheid te krijgen. Uiteindelijk moeten alle inkopen van de gemeente rechtmatig zijn.Dit betekent dat ook in 2021 verdere verbetering van de huidige manier van aanbestedingen noodzakelijk is d.m.v..

• Het verbeteren van de doelmatigheid van aanbestedingen door o.a. waar mogelijk raamcontracten te sluiten, marktonderzoeken te doen, etc.
• Het rechtmatig in de markt zetten van 'Inhuur van Derden'.
• Het inrichten , binnen de gemeentelijke organisatie, van de 'inkoop functie'  met heldere bevoegdheden en richtlijnen.
• Het verbeteren van de sturingsinformatie waardoor de organisatie 'in control' kan komen waar het gaat om inkoop en aanbesteding

In 2021 krijgen een aantal onderwerpen extra aandacht:

• Het verder vormgeven (en opleiden) van het team inkoop en de positionering daarvan
• Verhoging bewustzijn binnen de gemeente van de nut en noodzaak van Inkoop
• Sturing op de periodiek geactualiseerde aanbestedingskalender;
• Periodieke afstemming aanbestedingen met de adviseur Control;
• Verdere implementatie van contractbeheer en contractmanagement onder andere middels een contractenregister;

ICT
Op ICT gebied zijn wij in de regio een vooruitstrevende speler. En dat willen we natuurlijk blijven. Wij zijn vaak pilotgemeente bij nieuwe ontwikkelingen en nemen actief deel aan ontwikkelplatforms. ICT werkt nauw samen met Informatievoorziening, informatiebeveiliging en privacy. De gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering verbeteren en optimaal ondersteunen  is onze ambitie. Dit uit zich in de volgende doelen:
1.Basis IV infrastructuur op orde en planmatig doorontwikkelen
2.Informatievoorziening continu verbeteren en digitaal waar kan
3.Introductie nieuw normenkader informatiebeveiliging
4.Privacy ingebed in werkprocessen
In het strategisch beleidsplan “Informatiestrategie 2017-2022” wordt onze visie en missie weergegeven. In 2020 is deze visie getoetst door een extern bureau. Op basis van deze visie en missie zijn beleidsuitgangspunten en vijf doelstellingen geformuleerd, namelijk de basis op orde, informatie toegankelijk, ontwikkeling informatiesystemen, het nieuwe samenwerken en Verwachtingen +.
Jaarlijks worden deze beleidsuitgangspunten en doelstellingen geëvalueerd en waar nodig bijgesteld inclusief de eventuele consequenties voor de projectenkalender. Informatievoorziening continu verbeteren en digitaal werken waar het kan.
Bedrijven en overheden zullen de komende jaren verder gaan met de digitaliseren van hun informatievoorziening. Waar mogelijk zal deze informatievoorziening ook interactiever worden. Er wordt niet alleen informatie verstrekt maar er kan ook - digitaal - op gereageerd worden. De gemeentelijke dienstverlening zal daarmee steeds meer digitaal gaan plaatsvinden, wat direct betekent dat ook de gemeentelijke organisatie aan de achterkant steeds meer digitaal en zaak- en proces gerichter moet gaan werken. Nieuwe ontwikkelingen en wetgeving dwingen de gemeente innovatief, flexibel en wendbaar te zijn.

Informatiebeveiliging
Met de komst van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), welke sinds 1 januari 2020 van kracht is, wordt de informatiebeveiliging explicieter ingericht op basis van risico’s. In 2020 zijn de kritische processen in kaart gebracht en is er een start gemaakt van het analyseren van de risico’s. In het informatiebeveiligingsplan 2021 wordt er aandacht besteed aan de te nemen maatregelen op het gebied van mens, techniek en organisatie. Andere onderwerpen die in het Informatiebeveiligingsplan 2021 zijn opgenomen, zijn onder andere de jaarlijkse informatiebeveiligingstest (pentest), de zelfevaluatie ENSIA, ontwikkeling en evaluatie beleid  en het bewustwordingsprogramma.

Privacy impact analyse op werkprocessen, maatregelen en bewustzijn
De AVG schrijft voor dat organisaties hun werkprocessen dienen door te lichten om eventuele risico’s voor betrokkenen te matigen. In 2020 wordt een start gemaakt met het uitvoeren van privacy impact analyses op de (risicovolle) gemeentelijke werkprocessen. Denk aan de gemeentelijke taken zoals onder meer paspoortuitgifte, rijbewijsuitgifte, gehandicaptenparkeervergunning. De gemeente is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van genomen besluiten. Dit betekent ook dat werkprocessen zodanig zijn ingericht dat de burger niet onnodig veel en gevoelige persoonsgegevens hoeft te delen. Doel is om in 2021 een vervolg te geven aan deze analyses binnen de organisatie. De proceseigenaren vervullen hier een belangrijke rol bij.
Daarnaast is van belang dat de medewerkers binnen de organisatie zich bewust blijven van de veilige omgang met persoonsgegevens. In 2021 wordt de huidige aanpak gecontinueerd, namelijk via bewustwordingsprogramma de medewerkers te blijven wijzen op zorgvuldigheid, rechtmatigheid en transparantie richting de burger. Ook zal het “data gestuurd werken” een rol van betekenis gaan spelen binnen de organisatie. Om dit zo veilig mogelijk te doen zal per project of aanvraag moeten worden bekeken hoe het delen van data zoveel mogelijk privacy proof kan worden ingericht.